Biaya Tersembunyi dari Berpindah-pindah Tugas

Kamu sedang mengerjakan laporan, lalu notifikasi grup muncul. Kamu balas sebentar, lalu kembali ke laporan. Anehnya, kalimat yang tadi lancar sekarang terasa macet. Kamu membaca ulang paragraf yang sama, dan sebagian pikiranmu masih tertinggal di obrolan tadi. Rasa "nyangkut" ini ada namanya, dan ia membantu menjelaskan kenapa hari yang penuh perpindahan kecil terasa begitu melelahkan, padahal tiap perpindahan cuma sebentar.

Sisa perhatian yang tertinggal

Peneliti Sophie Leroy menamai gejala ini attention residue, atau sisa perhatian, dalam makalahnya tahun 2009, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks, yang terbit di jurnal Organizational Behavior and Human Decision Processes. Menurut Leroy, sisa perhatian adalah pikiran tentang Tugas A yang terus berjalan, padahal kamu sudah berhenti mengerjakan Tugas A dan sedang mengerjakan Tugas B.

Jadi berpindah tugas bukan cuma soal klik ke jendela lain. Ada jeda sesudahnya: tanganmu sudah di tugas baru, tapi sebagian kepalamu masih di tugas lama. Jeda ini jarang terasa, padahal di situlah tugas berikutnya pelan-pelan kebagian perhatian yang lebih sedikit.

Kenapa tugas yang belum selesai terus menarik

Dalam dua eksperimen, Leroy meminta peserta mengerjakan satu tugas lalu pindah ke tugas lain. Hasilnya mengarah ke satu hal: supaya bisa bekerja dengan baik di tugas berikutnya, orang perlu berhenti memikirkan tugas sebelumnya. Masalahnya, itu sulit kalau tugas sebelumnya belum selesai, dan hasil kerja di tugas berikutnya pun ikut turun.

Bagian yang menarik justru di sini. Menyelesaikan tugas pertama ternyata belum cukup. Peserta lebih mudah melepas tugas pertama ketika mereka menyelesaikannya di bawah tekanan waktu, dan itu ikut membuat hasil di tugas berikutnya lebih baik. Salah satu cara membacanya: titik akhir yang jelas, dicapai dengan batas waktu, memberi tanda ke kepalamu bahwa urusan lama sudah ditutup.

Ini cocok dengan pengalaman sehari-hari. Tugas yang ditutup dengan rapi cepat hilang dari kepala. Tugas yang ditinggal setengah jalan terus mencolek dari belakang.

Catatan satu menit sebelum pindah

Tentu kamu tidak selalu bisa menuntaskan tugas sebelum pindah. Atasan menelepon, dosen mengirim pengumuman, pelanggan butuh jawaban sekarang juga. Makalah Leroy berikutnya bersama Theresa Glomb, Tasks Interrupted, yang terbit di Organization Science tahun 2018, meneliti situasi seperti ini.

Dari empat studi, mereka menemukan bahwa orang yang tahu harus kembali ke pekerjaan yang terputus dengan waktu mepet jadi sulit memusatkan perhatian pada tugas yang menyela, dan hasilnya di tugas itu lebih buruk. Ada langkah singkat yang mengubahnya. Sebelum pindah, peserta sejenak merenungkan dan merencanakan cara kembali ke tugas yang terputus. Para peneliti menyebutnya rencana ready-to-resume, rencana siap lanjut. Dengan rencana itu, sisa perhatian berkurang dan hasil di tugas yang menyela tidak ikut turun.

Menurut ringkasan studi dari University of Washington, rencana ini tidak perlu panjang. Satu menit pun cukup untuk mencatat di mana kamu berhenti, dari mana akan lanjut, tantangan apa yang tersisa, dan apa yang harus ditunda dulu. Ada satu batasan yang perlu kamu tahu: studinya mengukur hasil di tugas yang menyela, bukan apakah catatan itu juga membantu saat kamu kembali ke tugas awal.

Cara mencobanya minggu ini

Tidak perlu sistem baru. Pilih satu atau dua cara di bawah ini, lalu perhatikan rasanya saat kamu masuk ke tugas berikutnya.

1. Tulis catatan siap lanjut. Saat ada yang menarikmu pergi, ambil satu menit dan tulis dua atau tiga baris di bagian atas dokumen atau di buku catatan: berhenti di mana, langkah berikutnya apa, apa yang masih belum jelas. Baru setelah itu pindah.
2. Tutup tugas kecil dengan batas waktu. Kalau sebuah tugas tinggal sedikit lagi, beri dirimu waktu singkat yang pasti untuk menuntaskannya sebelum pindah. Hasil Leroy menunjukkan bahwa selesai dan batas waktu bekerja bersama.
3. Kumpulkan perpindahan kecil. Daripada membalas tiap pesan begitu masuk, cek pesan di titik tertentu, misalnya setelah satu bagian laporan atau satu set latihan soal selesai. Setiap perpindahan yang kamu lewati berarti satu kesempatan lebih sedikit untuk membawa sisa perhatian ke tugas berikutnya.
4. Bawa yang kamu butuhkan. Banyak perpindahan terjadi karena tugas berikutnya butuh potongan dari tugas sebelumnya: tautan, angka, alamat. Kumpulkan dulu potongan itu sebelum pindah, supaya kamu tidak perlu membuka lagi tugas lama hanya untuk mencarinya.

Intinya bukan bekerja lebih keras. Intinya memberi perhatianmu serah terima yang bersih, supaya tugas di depanmu mendapat perhatian yang lebih utuh.

Tidak perlu bolak-balik dengan Riwayat Papan Klip

Kebiasaan terakhir tadi bisa dibantu alat. Saat kamu sedang menulis email dan butuh nomor pesanan yang tadi kamu salin, kembali ke tab atau chat lama sering ikut menyeret tugas lama ke kepala. Di Snipset, Riwayat Papan Klip menyimpan teks dan gambar yang kamu salin di basis data lokal di perangkatmu, dan kotak Cari riwayat papan klip... (ada juga di popup riwayat papan klip) membantumu menemukan nomor itu cukup dengan mengetik beberapa karakter pertama dari sebuah kata atau angka di dalamnya, tanpa meninggalkan email. Salinan dari pengelola kata sandi seperti Bitwarden dan KeePassXC dilewati, dan teks yang tampak seperti rahasia ditolak sebelum disimpan, jadi tidak semua salinan masuk ke sana. Panduan riwayat clipboard menjelaskan cara mencari dan memberi tag.

Lihat paket dan harga Snipset →