Kepala untuk Berpikir, Bukan untuk Menyimpan

Kamu duduk untuk belajar atau menyelesaikan laporan, lalu beberapa menit kemudian kepalamu mulai membuat daftar sendiri. Balas pesan itu. Perpanjang langganan. Tanyakan soal tenggat. Tidak ada yang mendesak saat ini, tapi semuanya terus menarik-narik perhatianmu sampai halaman di depanmu terasa kabur. Kalau ini terdengar akrab, masalahnya mungkin bukan kurang disiplin. Masalahnya ada di tempat kamu menyimpan urusan yang belum selesai: di kepala.

Kenapa urusan yang menggantung terus muncul

David Allen, pencipta metode Getting Things Done (GTD), menyebut komitmen yang belum tuntas ini "open loops", lingkaran yang masih terbuka. Dalam sesi Mind Sweep yang diterbitkan perusahaannya, ia menjelaskan bahwa sesuatu terus menyita perhatianmu karena kamu belum selesai memikirkannya. Itulah sebabnya open loops terus bermunculan di kepala. Menurutnya, pikiran juga tidak mengelolanya secara objektif: yang muncul sering kali yang paling kuat muatan emosinya atau yang paling baru masuk.

Riset psikologi sejalan dengan itu. Pada 2011, E. J. Masicampo dan Roy Baumeister menerbitkan serangkaian studi di Journal of Personality and Social Psychology berjudul "Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals". Mereka berangkat dari temuan yang sudah lama didukung bukti, salah satunya efek Zeigarnik, bahwa tujuan yang belum tercapai tetap aktif di pikiran. Dalam eksperimen mereka, tujuan yang belum selesai memicu pikiran yang menyela saat peserta membaca teks yang tidak berhubungan, membuat kata-kata terkait tujuan itu lebih mudah teringat, dan menurunkan hasil pada tugas anagram yang juga tidak berhubungan.

Singkatnya, urusan yang menggantung bukan sekadar perasaan. Ia memakan perhatian yang sebenarnya kamu butuhkan untuk hal lain.

Kabar baiknya: tidak harus selesai dulu baru tenang

Anggapan umum, seperti ditulis para peneliti, adalah tarikan pikiran itu bertahan sampai tujuannya tercapai. Hasil mereka berkata lain. Saat peserta diberi kesempatan menyusun rencana yang spesifik untuk tujuan yang belum selesai, gangguan tadi hilang. Syaratnya, rencananya sungguh-sungguh: peserta yang akhirnya menjalankan rencananya adalah mereka yang tidak lagi diganggu pikiran yang menyela.

Kesimpulan makalah itu layak dibaca pelan-pelan. Berkomitmen pada rencana yang spesifik mungkin bukan hanya membantu mencapai tujuan, tapi juga melepaskan sumber daya kognitif untuk urusan lain. Begitu rencana dibuat, dorongan untuk mengejar tujuan itu ditunda dan baru berjalan lagi pada waktu yang kamu tentukan.

Ini cocok dengan cara GTD disusun. Di halaman What is GTD, langkah pertama adalah Capture: tulis, rekam, atau kumpulkan apa pun yang menyita perhatianmu ke satu alat pengumpul. Langkah kedua adalah Clarify: putuskan apakah hal itu perlu ditindaklanjuti, dan kalau ya, tentukan tindakan berikutnya. Dalam sesi Mind Sweep yang sama, Allen bilang mengeluarkan semuanya dari kepala memang terasa lega, tapi hanya sementara kalau kamu tidak lanjut memutuskan apa arti tiap catatan itu bagimu.

Jadi kebiasaannya punya dua bagian: keluarkan dari kepala, lalu beri satu langkah berikutnya.

Kenapa tempatnya harus bisa dipercaya

Halaman About milik David Allen Company merangkum pendekatan ini dalam satu kalimat: "Your mind is for having ideas, not holding them." Kepala itu untuk punya ide, bukan untuk menyimpannya. Tapi metodenya tidak berhenti di mencatat. Langkah keempatnya Reflect, yaitu meninjau isi sistemmu secara rutin, dan langkah kelimanya Engage, yaitu memakai sistem yang kamu percaya untuk memutuskan apa yang dikerjakan.

Kertas tempel yang hilang, chat ke diri sendiri yang tidak pernah dibuka lagi, tiga buku catatan yang berbeda: semuanya sulit dipercaya, jadi kepalamu tetap memegang daftarnya. Satu tempat yang benar-benar kamu buka lebih berguna daripada lima tempat yang mungkin kamu buka.

Coba minggu ini

Lakukan satu sapuan pikiran selama sepuluh menit. Ambil kertas kosong atau catatan baru, lalu tulis semua yang sedang menyita perhatianmu, soal kerja, kuliah, atau rumah. Jangan diurutkan atau dinilai dulu. Saran Allen di sesi itu sederhana: kalau ragu, tulis saja, karena jauh lebih baik mencatat terlalu banyak. Kalau macet, pakai pemicu: rapat dan pesan beberapa hari terakhir, kalender minggu depan, orang-orang di sekitarmu.

Beri satu langkah berikutnya untuk urusan yang paling mengganggu. Tulis tindakan fisik paling dekat dan kapan kamu melakukannya. "Skripsi" jadi "Kirim dua judul bab ke dosen pembimbing Kamis pagi." "Pajak" jadi "Cari map bukti potong tahun lalu malam ini." Rencana sekecil itu sudah cukup spesifik untuk dimulai, dan rencana spesifik seperti inilah yang diuji dalam studi tadi.

Pilih satu tempat mencatat dan satu waktu meninjau. Tentukan ke mana urusan baru dicatat mulai sekarang, lalu pasang jadwal tinjauan singkat tiap minggu. Tinjauan itulah yang membuat tempat tadi layak dipercaya.

Perhatikan bedanya. Lain kali saat kamu sedang fokus dan ada pikiran lain menyela, catat dalam beberapa detik lalu kembali ke pekerjaanmu. Kamu tidak mengabaikannya. Kamu menitipkannya di tempat yang pasti kamu lihat lagi.

Mencatat cepat di Snipset

Kalau seharian kamu bekerja di depan komputer, Snipset bisa jadi tempat mencatat cepat itu. Satu pintasan keyboard membuka jendela kecil Catatan dengan kotak bertuliskan "Tempel atau ketik teks untuk ditangkap...". Ketik pikiranmu, tekan Tangkap catatan (atau Ctrl+Enter), lalu Snipset menyimpannya ke Catatan lengkap dengan judul dan beberapa label, kemudian menutup jendelanya supaya kamu bisa lanjut bekerja. Saat waktunya meninjau, buka Catatan dan pakai Cari catatan... untuk menemukan yang sudah kamu tangkap, lalu tentukan langkah berikutnya.

Lihat paket dan harga Snipset →